Fachinformationen, keine individuelle Rechtsberatung.
Drei unterschiedliche Architekturen
Im Kanzleialltag wird der Ausdruck "Office 365" oft für verschiedene Dinge verwendet. Die lokal installierten Word- und Outlook-Anwendungen sind etwas anderes als Exchange Online oder SharePoint Online. Wer nur die Desktopprogramme lokal nutzt, speichert E-Mails und Dokumente deshalb nicht automatisch lokal. Umgekehrt erfordert ein lokaler KI-Server keineswegs, dass alle Microsoft-Dienste ebenfalls auf eigenen Servern laufen.
Für die Architekturplanung sind drei Grundmodelle hilfreich. Erstens können E-Mail und Zusammenarbeit über Microsofts Cloud-Dienste laufen. Zweitens lassen sich lokale RA-MICRO- und Dokumentensysteme mit Cloud-E-Mail kombinieren. Drittens sind Serverarchitekturen denkbar, bei denen auch E-Mail und zentrale Dokumentdienste im Verantwortungsbereich der Kanzlei betrieben werden.
Was Microsoft 365 Local tatsächlich bezeichnet
Microsoft 365 Local ist eine offizielle Bereitstellungsarchitektur für bestimmte lokale Serverdienste. Dazu gehören Exchange Server, SharePoint Server und Skype for Business Server auf geeigneter Azure-Local-Infrastruktur. Das Angebot ist insbesondere für Organisationen interessant, die strenge Anforderungen an Datenhaltung und Betriebskontrolle haben. Es ist keine lokal installierbare Kopie des gesamten Microsoft-365-Cloud-Angebots.
Microsoft beschreibt dafür validierte Referenzarchitekturen und Anforderungen an zertifizierte Hardware und Partner. Ein klassischer Windows Server mit einigen installierten Programmen ist deshalb nicht automatisch eine vollwertige Microsoft-365-Local-Bereitstellung. Für kleinere Kanzleien kann es sinnvoll sein, die Alternative einer klassisch betriebenen Exchange-/SharePoint-Serverumgebung getrennt zu bewerten. Auch dort sind aktuelle Lizenzierung, Sicherheitsupdates, Administration und Backup sorgfältig zu kalkulieren.
Was ist mit OneDrive und Teams?
Persönliche Dokumentenbereiche und bestimmte Synchronisierungsfunktionen lassen sich in SharePoint-Server-Szenarien realisieren. Das ist aber nicht gleichbedeutend mit dem vollen Funktionsumfang von OneDrive in der Cloud. Auch Microsoft Teams und Microsoft 365 Copilot werden nicht durch Microsoft 365 Local zu identischen lokalen Cloud-Kopien. Eine ehrliche Projektbeschreibung muss diese Unterschiede deutlich benennen.
Was kostet der lokale Betrieb?
Neben Lizenzen fallen Hardware, Strom, redundante Komponenten, Updates, Monitoring, Sicherungen, Sicherheitsmaßnahmen und erforderliche Fachkompetenz an. Bei vielen kleineren Kanzleien kann eine Cloud- oder Hybridarchitektur wirtschaftlicher sein. Wo Datenhoheit, besondere Anforderungen oder der Wunsch nach lokaler Kontrolle die entscheidende Rolle spielen, kann die Mehrinvestition gerechtfertigt sein.
Lokale KI als separate Entscheidung
Ein lokales Sprachmodell kann vertrauliche Dokumente auf dem eigenen KI-Server verarbeiten. Das funktioniert sowohl mit einer lokalen SharePoint-Installation als auch bei einem hybriden Aufbau mit Exchange Online. Wenn Cloud-Daten abgefragt werden, erfolgt allerdings Datenübertragung aus der Cloud in die lokale KI-Umgebung. Wo Daten gespeichert sind und wo KI rechnet, sind zwei verschiedene Fragen.
Fazit: Microsoft 365 Local ist ein interessantes Angebot für besondere Anforderungen an Souveränität, aber kein universeller Ersatz für Microsoft 365 Cloud. Vor einer Entscheidung gehören Funktionsvergleich, Partnerverfügbarkeit und Vollkostenrechnung auf den Tisch.
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