Was kostet IT-Betreuung für eine Rechtsanwaltskanzlei?

Warum Preise pro Mitarbeiter nur die halbe Wahrheit sind

Ein IT-Arbeitsplatz besteht nicht nur aus einem Notebook. Er benötigt eine passende Office-Lizenz, E-Mail-Zugang, Geräteverwaltung, Sicherheitsrichtlinien, Support und regelmäßige Aktualisierungen. Zugleich gibt es Kosten, die nicht mit jedem neuen Mitarbeiter proportional steigen: die Firewall am Standort, bestimmte Server, Netzwerkkomponenten, Backup-Software und zentrale Wartung. Deshalb ist für viele Kanzleien eine Kombination aus Arbeitsplatzpauschale und Infrastrukturpauschale besser nachvollziehbar als ein scheinbar günstiger Einzelpreis mit vielen Nachträgen.

Wichtig: Zwei Angebote mit demselben Preis pro Mitarbeiter können vollkommen unterschiedliche Leistungen enthalten. Manche Preise betreffen nur den Remote-Support. Andere enthalten auch Hardware oder Lizenzen. Ein Vergleich sollte daher immer mit einer einheitlichen Leistungs- und Preisstruktur erfolgen.

Preisbeispiele eines standardisierten Modells

Als unverbindliche Orientierung verwendet KanzleiCore eine Arbeitsplatzpauschale ab 200 EUR netto pro Monat und eine zentrale Standort-/Infrastrukturpauschale ab 990 EUR netto monatlich für geeignete Standardumgebungen. Daraus ergeben sich bei einem Standort rein rechnerisch:

• 10 Arbeitsplätze: 10 x 200 EUR + 990 EUR = 2.990 EUR netto pro Monat.
• 20 Arbeitsplätze: 20 x 200 EUR + 990 EUR = 4.990 EUR netto pro Monat.
• 30 Arbeitsplätze: 30 x 200 EUR + 990 EUR = 6.990 EUR netto pro Monat.

Das sind keine verbindlichen Angebote. Der tatsächliche Preis wird nach einer Bestandsaufnahme festgelegt. Insbesondere die RA-MICRO-Softwarelizenz ist in diesen Beispielen nicht enthalten. Auch außergewöhnliche Migrationen, besondere Lizenzanforderungen, weitere Standorte und Druckerhardware können gesondert zu kalkulieren sein.

Wovon der echte Preis abhängt

Die benötigte Leistung der RA-MICRO-Server, die Zahl der gleichzeitig arbeitenden Personen, das Datenvolumen und die Sicherheitsanforderungen bestimmen einen Teil der Kosten. Hinzu kommen der Zustand vorhandener Hardware, die gewünschte Vertragslaufzeit, lokale oder cloudbasierte E-Mail-Dienste und die benötigte Vor-Ort-Unterstützung. Wer nur den niedrigsten Preis pro Arbeitsplatz betrachtet, übersieht häufig die Folgekosten einer unpassenden Infrastruktur.

Auch die Frage, wem die Hardware gehört, ist wichtig. Ein Bereitstellungsmodell kann Anschaffungsinvestitionen durch planbare monatliche Kosten ersetzen. Vertragslaufzeit, Austausch, Reparatur und Rückgabe müssen dann aber klar definiert werden.

Wie man Angebote fair vergleicht

Lassen Sie sich die enthaltenen Microsoft-Lizenzen, Serverlizenzen, Sophos-Lizenzen und Backup-Dienste auflisten. Vergleichen Sie Supportzeiten, Eskalationsregeln, Sicherheitsverantwortung, Wartungsfenster und die Behandlung zusätzlicher Projekte. Ein Pauschalvertrag sollte klare Grenzen haben, ohne dass bei jedem Alltagsproblem eine neue Stundenrechnung entsteht.

Und was kostet KI?

Cloud-KI kann als Zusatzpaket pro Nutzer kalkuliert werden. Eine dedizierte lokale KI braucht dagegen GPU-Hardware und einen individuellen Betriebsplan. Welche Variante wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt vom Nutzungsprofil ab und nicht nur vom Wunsch nach maximaler Technik.

Fazit: Ein Festpreis lohnt sich vor allem dann, wenn Leistungsumfang, Hardware, Lizenzen und Infrastruktur transparent beschrieben sind. Nutzen Sie den unverbindlichen Rechner als Orientierung und lassen Sie die tatsächlichen Anforderungen anschließend klären.