Zuerst den Ist-Zustand erfassen
Vor einer technischen Übernahme sollte klar sein, welche Systeme existieren und welche Vertrage daran hängen. Dazu gehören Server, RA-MICRO, Microsoft 365, Sophos Firewall, WLAN, Drucker, Backup, Domains, DNS, Internetzugang und genutzte Fachsoftware. Oft ist die Infrastruktur im Alltag über Jahre gewachsen. Ein aktueller Netzplan, eine Lizenzliste und die Zuordnung der administrativen Konten sind daher wichtige Grundlagen.
Ein guter neuer Dienstleister beginnt nicht damit, sofort alles auszutauschen. Er prüft zuerst, welche Komponenten weitergenutzt werden können, wo Sicherheits- oder Betriebsrisiken liegen und welche Abhängigkeiten zwischen den Systemen bestehen.
Administrative Zugänge rechtzeitig klären
Kritisch sind die Kontrolle über Domains, Microsoft-365-Tenant, lokale Administratoren, Firewall, Server, Backup und verschlüsselte Datenträger. Die Kanzlei sollte sicherstellen, dass ihre vertraglich erforderlichen Unterlagen, Zugangsdaten und Systeme geordnet übergeben werden. Geheime Passwörter gehören nicht in unverschlüsselte E-Mails oder unstrukturierte Tabellen; sichere Übergabeverfahren sollten vereinbart werden.
Ebenso sind benötigte Abmeldungen und Wechsel von Dienstleisterdelegationen zu planen. Ein zu frühes Entziehen von Zugriffen kann die laufende Migration stören. Ein zu spätes Entziehen kann unnötige Sicherheitsrisiken schaffen.
RA-MICRO besonders sorgfältig behandeln
Bei RA-MICRO müssen Datenbestände, Datenbankversionen, Clients, Office-Integration, Druck-/Scanablauf und Rechte zusammenpassen. Vor dem Umzug sollten Herstelleranforderungen, Sicherungsstand und die geplante Zielumgebung geprüft werden. Eine Testwiederherstellung und ein Pilotarbeitsplatz können helfen, Probleme rechtzeitig zu erkennen.
Die Reihenfolge spielt eine große Rolle: Zuerst die Bestandsaufnahme, danach das Zielkonzept, dann Test und Migration. Ein ungeplanter paralleler Wechsel von Server, Netzwerk, Office-Lizenz und jedem Arbeitsplatz erhöht das Risiko unnötig.
Den richtigen Zeitpunkt für die Umstellung wählen
Die Umstellung sollte mit der Kanzleileitung und den Fachverantwortlichen abgestimmt werden. Besonders kritische Fristen und geplante Verhandlungen müssen bei der Terminwahl berücksichtigt werden. Für technisch kritische Schritte sind definierte Wartungsfenster und ein Rückfallplan sinnvoll. Ein realistisches Projekt sieht außerdem eine kurze Nachbetreuungsphase vor, um kleinere Restprobleme zu beheben.
Wie sieht der Betrieb danach aus?
Nach der Übernahme braucht die Kanzlei klare Kontaktwege, dokumentierte Supportprozesse und eine aktuelle Systemdokumentation. Die Vereinbarung sollte regeln, welche Leistungen pauschaliert sind und wann Sonderprojekte zu einem Festpreis hinzukommen. Auch der spätere Dienstleisterwechsel sollte möglich bleiben: gute IT schafft Abhängigkeiten zwischen Systemen, aber keine künstliche Abhängigkeit von einem einzelnen Menschen.
Checkliste vor dem Wechsel
Prüfen Sie vor der Zusage: Existiert ein Systeminventar? Sind Domains und administrative Konten zugeordnet? Gibt es aktuelle, getestete Backups? Ist RA-MICRO-Kompatibilität abgesichert? Sind Microsoft-365-Lizenzen und Berechtigungen bekannt? Wer organisiert Drucker und Vor-Ort-Technik? Sind Serviceumfang und Kosten schriftlich definiert?
Fazit: Ein IT-Dienstleisterwechsel ist vor allem ein Dokumentations- und Organisationsprojekt. Mit einem schrittweisen Plan können Kanzleien ihre Infrastruktur modernisieren, ohne den laufenden Betrieb unnötig zu gefährden.
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